Häufig wird nach einer Checkliste für eine GAP-Analyse nach ISO 9001 gefragt. Bei dieser Formulierung bleibt aber unklar, ob der Frager nach einem Vergleich zwischen den beiden Versionen 9001:2008 und 9001:2015 sucht (Lücken-Analyse) oder ob er eine Fragenliste (Checkliste) für die Durchführung eines internen Audits meint.
Prof. Dr. J. H. Thomann: Für den Vergleich der Anforderungen mit dem Schwerpunkt auf den neuen Forderungen der Version 9001:2015 weisen einige akkreditierte Zertifizierungsunternehmen (certification bodies) auf ihren Webseiten auf entsprechende Broschüren, aber auch auf Schulungen hin – unter anderem auch der TÜV Rheinland (www.tuv.com). So gerüstet und gegebenenfalls auch trainiert lassen sich der Handlungsbedarf für die erforderliche Weiterentwicklung des QM-Systems ermitteln und die geeigneten Projektschritte zur Umsetzung festlegen.
Im zweiten Fall, der Nutzung einer Fragenliste für ein internes Audit, prüft man sinnvollerweise gegen den aktuellen Standard, also gegen die Norm ISO 9001:2015. Auch dazu gibt es ein breites Angebot an Informationsschriften und Audit-Checklisten verschiedenster Institutionen wie Beratungsunternehmen und Weiterbildungsinstituten.
Diese vorgefertigten Checklisten sind in der Regel sehr an der Normsprache orientiert und umfassen die Standardfragestellungen, wie sie für viele Unternehmen passen. Ein Beispiel zum Managen von Risiken soll das Problem deutlich machen.
Die für alle Unternehmen passende Standardfragestellung lautet:
- Werden Risiken in Ihrem Unternehmen systematisch erfasst?
- Ist die Verantwortung dafür eindeutig zugeordnet?
- Gibt es für die Risikoermittlung und das Risikomanagement einen definierten Prozess?
Eine spezifische Frageliste für ein bestimmtes Unternehmen würde dagegen mehr in die Tiefe gehen müssen. Fragen könnten z.B. lauten:
- Nach welchen Kriterien wird der Turnus zur Risikobewertung festgelegt?
- Ist der „Risikobeauftragte“ entsprechend qualifiziert?
- Werden auch unwahrscheinliche, aber existenzbedrohende Risiken erfasst?
Auch wenn die Nutzung einer allgemein verfügbaren Frageliste für interne Audits nach ISO 9001:2015 eine Arbeitserleichterung darstellt, sollte man den schrittweisen Erkenntnisgewinn einer selbst erarbeiteten Frageliste nicht zu gering schätzen. Diese sollte im Übrigen von Audit zu Audit neue Schwerpunkte aufweisen.