Kaum ein deutsches Unternehmen kommt in seinen Büros noch ohne digitale Lösungen aus: 95 Prozent setzen mindestens eine Digital-Office-Lösung ein, etwa um auf Dokumente zuzugreifen oder Kundendaten zu verwalten. Doch zeigt sich ein gespaltenes Bild: Etwa jedes zehnte Unternehmen (9 Prozent) sieht sich bei der Digitalisierung seiner Geschäfts- und Verwaltungsprozesse als Spitzenreiter ganz vorne, weitere 40 Prozent unter den Vorreitern. Demgegenüber ordnen sich 49 Prozent unter den Nachzüglern ein. Den Anschluss an die Digitalisierung verpasst zu haben, meint niemand Das sind Ergebnisse einer Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die 505 Unternehmen ab 20 Beschäftigen in Deutschland repräsentativ befragt wurden.
Dabei haben vor allem kleine Unternehmen mit 20 bis 99 Beschäftigten Nachholbedarf: Unter ihnen sehen sich 54 Prozent als Nachzügler, von den Großunternehmen mit 500 und mehr Beschäftigten sind es 20 Prozent. Letztere zählen sich mit 31 Prozent deutlich häufiger zu den Spitzenreitern als kleine Unternehmen (6 Prozent). Gefragt nach den Vorteilen der Digitalisierung sind sich die Unternehmen über alle Größenklassen hinweg einig. Entscheidende Treiber sind demnach Nachhaltigkeits- und Wettbewerbsaspekte: 92 Prozent der Unternehmen geben an, ihre Prozesse zu digitalisieren um weniger Ressourcen wie Papier zu verbrauchen, 89 Prozent um generell nachhaltiger zu werden und 58 Prozent, um auf Geschäftsreisen verzichten zu können. Zudem digitalisieren 84 Prozent der Unternehmen, um Kosten zu sparen, 78 Prozent, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern, sowie 69 Prozent, um effizienter und transparenter arbeiten zu können. 8 von 10 Unternehmen (80 Prozent) digitalisieren , um als Arbeitgeber für Bewerberinnen und Bewerber attraktiv zu sein und 74 Prozent, um dem Fachkräftemangel zu begegnen.
Ganz konkret sparen Unternehmen durch den Verzicht auf Papier. Bereits jedes achte Unternehmen (12 Prozent) arbeitet komplett papierlos, 2022 waren es noch 8 Prozent. Bei 28 Prozent läuft derzeit nur noch etwa ein Viertel papierbasiert ab. Etwa zur Hälfte papierbasiert arbeitet ein Drittel (33 Prozent) der deutschen Unternehmen. Bei 20 Prozent laufen etwa drei Viertel papierbasiert, bei 5 Prozent noch alles papierbasiert.
Der Trend weg von klassischen Kanälen hin zu digitalen Alternativen setzt sich in der internen und externen Kommunikation fort: Während 2022 noch knapp die Hälfte der Unternehmen (48 Prozent) dafür häufig oder sehr häufig die Briefpost nutzte, sind es 2023 nur noch 40 Prozent. Auch die Faxnutzung geht zurück: Häufig oder sehr häufig faxen noch 33 Prozent (2022: 40 Prozent). Zuwächse verzeichnen unter anderem das Smartphone (87 Prozent, 2022: 83 Prozent), Kollaborationstools (46 Prozent, 2022: 40 Prozent) und Social Media (40 Prozent, 2022: 36 Prozent). Videokonferenzen bleiben mit 71 Prozent auf Vorjahresniveau (72 Prozent).
Gleichzeitig zeigt sich gerade in der Kommunikation, dass technologische Entwicklungen wie der Einsatz von KI das Potential haben, Büroarbeiten wesentlich zu verändern: 43 Prozent der Unternehmen sagen, dass KI-Chatbots, die wie ChatGPT auf generativer KI basieren, große Teile ihrer Kundenkommunikation übernehmen werden. 46 Prozent gehen davon aus, dass KI-Chatbots die Arbeit im Büro so stark revolutionieren werden wie vor einigen Jahrzehnten die Einführung des PC. 40 Prozent sehen im Einsatz von KI-Chatbots ein Mittel, um dem Fachkräftemangel zu begegnen. Trotzdem ist die Mehrheit noch zurückhaltend, was KI-Chatbots betrifft: 63 Prozent der Unternehmen sagen, sie werden erst einmal abwarten, welche Erfahrungen andere machen.
Bereits heute ist der Fachkräftemangel die größte Hürde für die Digitalisierung. 72 Prozent finden zu wenig qualifiziertes Personal, 2021 waren es noch 57 Prozent. Einen Weg, diesem wachsenden Problem zu begegnen, sehen Unternehmen in der Schulung ihrer Belegschaft: 73 Prozent investieren in die Fort- und Weiterbildung ihrer Beschäftigten. Weitere Digitalisierungs-Hürden sind aus Sicht der Unternehmen zu hohe Anforderungen an die IT-Sicherheit (60 Prozent), an den Datenschutz (57 Prozent) und die Sorge vor einem digitalen Black-Out (55 Prozent). Gleichzeitig gilt es interne Hürden: 68 Prozent der Unternehmen beklagen einen zu hohen Investitionsbedarf und 63 Prozent geben an, ihnen fehle die Zeit für die Digitalisierung ihres Unternehmens. 2021 waren das noch 55 Prozent.
Dabei ist die große Mehrheit der Unternehmen bereit, Geld in die Hand zu nehmen. Nur 2 Prozent haben noch nicht investiert und planen dies auch nicht. 70 Prozent haben 2022 oder früher investiert, 46 Prozent investieren in diesem Jahr und 58 Prozent werden 2024 oder später investieren. Jedes fünfte Unternehmen (21 Prozent) investierte bereits in der Vergangenheit, investiert in diesem Jahr und plant es auch für die Zukunft. Dabei schaut der Großteil der Unternehmen genauer hin, woher sie ihre IT-Leistungen beziehen: 88 Prozent geben an, globale Konflikte hätten sie verstärkt darauf achten lassen, aus welchem Herkunftsland ihre Digital-Office-Lösungen kommen. Gleichzeitig erwarten 51 Prozent, durch Digitalisierung der Prozesse künftige Krisen besser überstehen zu können.