Der Bundesrat hat am 12. Mai dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zugestimmt, das im Vermittlungsausschuss nachverhandelt worden war. Der Bundestag hatte tags zuvor den Kompromissvorschlag bestätigt und seinen ursprünglichen Beschluss entsprechend verändert. Behörden und Unternehmen ab 50 Mitarbeitern müssen nach dem Gesetz interne Anlaufstellen schaffen. Zusätzlich will der Bund eine externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz errichten. Die Länder können eigene externe Meldestellen einrichten.
Bei der Ausgestaltung der internen Meldestellen räumt das HinSchG einen Gestaltungsspielraum ein. Allerdings sind alle abgegebenen Meldungen zu dokumentieren, ggf. sind Ermittlungen einzuleiten und Folgemaßnahmen zu ergreifen, bei deren Wahl die Unternehmen frei sind, denn das HinSchG zählt lediglich beispielhaft mögliche Maßnahmen auf. Das erfordert ein klar ausgestaltetes Meldesystem. Dabei sind die Begriffe „Meldestelle“ und „Meldekanal“ keineswegs identisch. Die interne Meldestelle betreibt den Meldekanal.
Der Begriff Meldekanal beschreibt, wie die Übermittlung der Meldung eines Hinweisgebers an die interne Meldestelle praktisch bzw. technisch gestaltet ist. Nach dem HinSchG müssen Meldekanäle so ausgestaltet werden, dass die Meldung entweder mündlich (z.B. Hotline; Anrufbeantworter), durch persönliche Zusammenkunft, physisch (z.B. Briefkasten, E-Mail) oder über IT-gestützte Lösungen (digitale oder webbasierte Systeme) übermittelt werden kann. Das muss so geschehen, dass er auch außenstehenden Personen des Verpflichteten zur Abgabe von Meldungen offensteht. Hierzu zählen u.a., Kunden, Lieferanten, Selbständige, Bewerber.
Allerdings engen Anonymitätserfordernisse die Gestaltungsspielraum wieder erheblich ein. Nach dem finalen Gesetzgebungsstand müssen interne und externe Meldestellen anonyme Meldungen nun doch verpflichtend bearbeiten. Sie brauchen also geeignete Vorkehrungen, um die Anonymität der Kommunikation zwischen Hinweisgeber:in und Meldestelle zu gewährleisten. Dem werden der klassische Melde-Briefkasten und die einfache E-Mail-Postadresse kaum gerecht. IT-gestützte Hinweisgeberschutzsysteme können die Anforderungen im Hinblick auf die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgeber und der in der Meldung genannten Personen, die Möglichkeit zur Abgabe anonymer Meldungen, den Datenschutz und effizientes Case-Management am besten erfüllen. Außerdem dürfte es sich um die kostengünstigste Lösung handeln.